Legalización de los libros contables fuera de plazo

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Categoría: Adefarma Express num. 09 - 2019

Publicado el Martes, 14 Mayo 2019

En la mente del contable hay tres fechas esenciales que siempre van a estar presentes y que no puede dejar pasar. Por un lado está el cierre del ejercicio, normalmente el 31 de diciembre, por otro lado el mes de abril, fecha de legalización de los libros contables y por último, el mes de julio, mes del depósito de cuentas.

Las obligaciones contables de cara el Registro Mercantil se centran por tanto en las dos fechas indicadas de legalización de los libros contables y depósito de cuentas anuales. Ya estamos terminando el mes de Abril y como casi siempre, nos ha ¨pillado¨ con las tareas a medio hacer y de nuevo nos entran las prisas.

Sin ánimo de incentivar a nadie al incumplimiento de sus obligaciones, nos interesa saber cuáles son las consecuencias que puede motivar el hecho de retrasarnos en los plazos establecidos o, algo mucho peor, ni siquiera cumplir con lo obligado.

Incumplimiento del depósito de cuentas anuales en el Registro

Ya sabemos que las consecuencias de no depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil (normalmente en el mes de Julio). Estas van desde el inconveniente de no poder inscribir documento alguno en el Registro, la mala imagen que puede suponer de cara a posibles clientes o acreedores y lo que es más serio, sanciones económicas.

Siguiendo el código de comercio y la ley de sociedades de capital, los administradores u órgano de administración de las entidades mercantiles están obligados a formular las Cuentas Anuales dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio social. Una vez formuladas, dentro de los 6 meses siguientes al cierre, dichas cuentas tienen que ser aprobadas por junta general y universal de socios en un acta que certificará el administrador o consejo de administración. Finalmente y aprobadas las cuentas, deberán depositarse en el registro mercantil en los treinta días siguientes a la fecha de la aprobación.

Normalmente, el ejercicio económico de la mayoría de sociedades coincide con el año natural, finalizando el mismo el día 31 de diciembre. En relación al párrafo anterior, estas empresas deberán formular sus cuentas antes del 31 de marzo del período siguiente, aprobarlas antes del 30 de junio y finalmente depositarlas en el registro mercantil antes del 30 de julio.

Es muy común encontrarse sociedades que no realizan este depósito desencadenando una serie de consecuencias que pueden ser bastante perjudiciales para la empresa y para el propio administrador.

Imposibilidad de inscripción de documentos societarios

Como sabemos, la certificación fehaciente de que un documento societario elevado a público en escritura tenga validez ante terceros, es su inscripción en el registro mercantil. En este sentido, si no tenemos depositadas nuestras cuentas anuales, todas aquellas operaciones societarias que realicemos y documentemos, no podrán ser inscritas en el registro mercantil y por tanto carecerán de validez. En consecuencia, cualquier modificación que queramos realizar en los estatutos sociales como es un cambio de domicilio, denominación u objeto social no tendrá validez ante acreedores, proveedores o clientes debido a la falta de inscripción. Cualquier aumento o reducción de capital o venta de acciones o participaciones no podrán inscribirse. En definitiva, podríamos decir que la propia sociedad está limitando su libertad mercantil.

Por otro lado, la falta de aprobación y depósito de las cuentas podría tener una sanción de hasta 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) debido a la potestad sancionadora que le confiere la ley de sociedades de capital.

Derivación de responsabilidad contra el órgano de administración

Las distintas leyes de índole mercantil exigen al administrador u órgano de administración, una diligencia debida en el ejercicio de sus funciones. La falta de depósito de las cuentas anuales puede considerarse una “mala praxis “por parte del administrador debido a que puede ocasionar daño grave a la sociedad y podrían tanto la propia sociedad como sus socios, ir contra el administrador para reclamarle el resarcimiento de dicho daño.

Aún más grave es la responsabilidad que se deriva de la ley concursal frente a las deudas de la sociedad debido a la falta de diligencia por parte del administrador. Demostrar dolo o culpa grave por parte de la administración de la sociedad no es del todo fácil, pero el artículo 165 de la ley concursal establece las presunciones legales “iuris tantum” en las que salvo que el administrador u órgano de administración pruebe lo contrario, se considerará culpable. Concretamente el punto 1.3º de dicho artículo dice: “Si el deudor estuviera obligado legalmente a la llevanza de contabilidad y no hubiera formulado las cuentas anuales, no las hubiera sometido a auditoría, debiendo hacerlo, o, una vez aprobadas, no las hubiera depositado en el Registro Mercantil o en el registro correspondiente, en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso”.

La formulación, aprobación y depósito de las cuentas anuales no deja de ser un proceso burocrático de carácter formal, pero como hemos visto, las consecuencias de su incumplimiento pueden ser fatídicas, por lo que es más que recomendable tener que realizarlo.

Incumplimiento de la legalización de libros

Antes de nada, podemos plantearnos cuales son los motivos que pueden llevar a una sociedad a no legalizar los libros contables en plazo o ni siquiera hacerlo. Los más usuales pueden ser estos:

•             No tener la contabilidad cerrada por falta de algunos apuntes concretos. Aunque parezca que el plazo desde el 31 de diciembre hasta el 30 de abril es largo, en ocasiones no es suficiente para tenerlo todo cerrado.

•             No tener certeza sobre si lo que hemos presentado será lo correcto.

•             Preferir esperar a la fecha del depósito de cuentas para que los libros y las cuentas anuales no presenten saldos diferentes.

Aunque el incumplimiento del depósito de cuentas hemos visto que está perfectamente regulado, la legalización de los libros contables fuera de plazo, en principio no va a suponer ningún tipo de sanción ni por parte del Registro ni en el ámbito fiscal.